برنامه ریزی روزانه من امروز مثل پول جمع کردنم، در کودکی است. در دوران کودکی، یک قلک روی طاقچه اتاقم داشتم – و یک رویای بزرگ خرید یک دوچرخه قرمز. هر بار کاری انجام می دادم و پولی می گرفتم سریع میریختمش در قلک. با گذشت روزها، چون عادت کوچکی بود و پایدار انجامش می دادم، مجموع پولم تغییر نکرد. در نهایت پول لازم برای خرید دوچرخه را جمع کردم.
هر کسی یک تصویر از آینده در ذهن دارد، و رسیدن به آن از راه دور، بخصوص بدون برنامه ریزی روزانه، ممکن است خیلی دشوار باشد. بهترین کار برای نیل به اهداف، شکستن آنها به عادات کوچکتر و روزمره است. ممکن است امروز آن تعداد کم سکه بدون اهمیت به نظر بیاید، اما کاری که به طور مداوم انجام می دهید در نهایت سطح زندگی شما را مشخص می کند.
هر فرد بر اساس اهداف و ارزش های خود یک روال شخصی دارد. اما رعایت چند اصل عمومی در برنامه ریزی روزانه می تواند به افزایش کارایی و بهره وری شما کمک کند و در طول زمان به شما در رسیدن به اهدافتان یاری کند.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
برنامه ریزی روزانه چیست و چرا مهم است
انسان ها موجودات عادتی هستند. ما به روال روزانه علاقه مندیم و زمانی کارایی بیشتری داریم که قوانین واضحی برای زمان خود داشته باشیم.
یک برنامه ریزی روزانه به شما اجازه می دهد که روز خود را کنترل کنید. این به شما ساختار و نظم و انضباط می دهد تا بتوانید از زمان کاری یک روز بهترین استفاده را ببرید. وقتی یک برنامه ریزی روزانه دارید که باید به آن عمل کنید، کارهای روزانه بیشتری را انجام می دهید و در نهایت به هدف های خود نزدیک تر می شوید
همانطور که پدر بهره وری، پل جی. مایر، می گوید:
بهره وری هرگز تصادفی نیست. این همیشه نتیجه تعهد به تعالی، برنامه ریزی روزانه هوشمند و تلاش متمرکز است.
علاوه بر این، برنامه ریزی روزانه قابل پیش بینی است، بنابراین خستگی تصمیم را کاهش می دهد . شما فضای مغز را برای تصمیم گیری برای اینکه چه کاری انجام دهید هدر نمی دهید. این بدان معناست که می توانید سطح انرژی ذهنی خود را برای کارهایی که واقعا مهم هستند حفظ کنید.
پس با برنامه ریزی روزانه و مدیریت زمان، خود را برای موفقیت آماده نمایید.
7 نکته کاربردی برای ایجاد یک برنامه ریزی روزانه
شما می توانید با این 7 نکته، یک برنامه ریزی روزانه بسازید. این تمرین‌ها به شما در سازماندهی روز و افزایش بهره وری کمک می کنند.
1- ارزش های خودتان را مشخص کنید
موفقیت برای هر فردی که آن را پیگیری می کند متفاوت است. اما همه افراد موفق یک نکته مشترک مهم دارند: آنها زندگی خود را به شکلی استراتژیک برنامه ریزی روزانه می کنند که با چیزهایی که برای آنها مهم تر هستند سازگار باشد.
قبل از اینکه بتوانید یک برنامه ریزی روزانه داشته باشید تا به شما در رسیدن به اهداف و زندگی مورد نظرتان کمک کند، باید بفهمید که چه چیزهایی برای شما مهم هستند. این درک به شما کمک می کند تا اولویت‌هایی را که برای تعادل زندگی و کار مناسب هستند تعیین کنید و در نتیجه روز خود را بر اساس آنها برنامه ریزی روزانه کنید.
قبل از اینکه بتوانید یک برنامه ریزی روزانه داشته باشید، باید به آنچه برای شما مهم است فکر کنید. یک زمانی را برای این کار در نظر بگیرید. سپس، ارزش‌های خود را در یک فهرست به ترتیب اهمیت بنویسید. بعد، ببینید چطور می توانید آن ارزش‌ها را در برنامه‌های روزانه و هفتگی خود جای دهید. از بلوک‌های زمانی استفاده کنید که نشان دهند هر ارزش چقدر برای شما مهم است.
به عنوان مثال، اگر بزرگترین هدف شما سلامتی و تناسب اندام است، پس باید ورزش کردن و تغذیه سالم را در اولویت قرار دهید و از سایر تفریحات کم اهمیت تر فاصله بگیرید. اگر اولویت اصلی شما خانواده یا دوستان است، پس باید مطمئن شوید که هر روز زمانی را برای صحبت با افرادی که دوستشان دارید، مشخص کرده اید.
با تعیین اولویت‌های شخصی‌تان، می توانید از اینکه کارهای مهم از برنامه شما حذف شوند جلوگیری کند. همچنین می توانید وظایفی را که با ارزش‌های شما سازگار نیستند به دیگران واگذار کرده و برون سپاری کنید.
یک اقدامک:
بهتر است که اول کارهای خسته کننده اما مهم را انجام دهید. وقتی ظروف را بلافاصله بعد از شام بشویید یا یک گزارش مهم را تمام کنید، احساس راحتی و انرژی خواهید کرد که این کارها را پشت سر گذاشته اید.
2- یک برنامه مفید صبحگاهی داشته باشید
برخی از مشاوران بهره‌وری توصیه می‌کنند که هر روز ساعت 5 صبح بیدار شوید و برنامه‌ای دقیق برای روز خود داشته باشید. اما اینکه چه زمانی از خواب بیدار شوید و به کار خود را شروع کنید، به شخصیت و سبک زندگی شما بستگی دارد. مهم این است که برنامه ریزی صبحگاهی مناسب برای خود تعیین کنید و آن را در برنامه ریزی روزانه خود جای دهید. چرا که یک مراسم صبحگاهی می‌تواند برای سلامت، خلاقیت و رضایت شما از زندگی مفید باشد.
چرا صبح اینقدر مهم است؟ اولین کاری که بعد از بیدار شدن انجام می دهید در نهایت روزتان را می سازد. اگر در حالت خواب و بیداری، مستقیم سروقت گوشی و اینستاگرام بروید، احتمالا برای تمرکز در طول روز با مشکل مواجه خواهید شد، و بعد از مدتی انرژی تان تمام خواهد شد.
اما اگر هر روز صبح به‌طور منظم رختخواب‌تان را مرتب کنید، مدیتیشن کنید و صبحانه‌ای سالم بخورید، به مغزتان کمک کنند که به سرعت از حالت استراحت به حالت بهره‌وری برود و احتمالاً خلق و خوی بهتری خواهید داشت.
به شما بستگی دارد که صبح چه کار کنید. هدفگذاری این است که روزتان را با انجام یک کار مشخص شروع کنید. انجام کاری که با ارزش‌های شخصی شما همخوانی دارد و شما را برای چالش‌های روز آماده می‌کند، می‌تواند برای شروع یک روز پرانرژی و خوشحال بسیار کمک‌کننده باشد. این کار می‌تواند هر چیزی باشد که شما دوست دارید یا به شما انگیزه می‌دهد. مثلاً میتوانید یک کتاب جذاب بخوانید، یک تمرین ورزشی انجام دهید، یک قطعه موسیقی گوش دهید یا چای گرم بنوشید.
یک اقدامک:
رختخواب خود را مرتب کنید، مدیتیشن کنید یا دعا کنید. روتین صبحگاهی را ساده کنید و به یاد داشته باشید که این روتین فقط به شما کمک می کند تا وارد کارهای روزانه شوید.
3- مشخص کردن مهمترین کار
هر روز شما با کارهای غیر ضروری روبرو می شوید که به رسیدن به اهدافتان کمکی نمی کند. مثل تماس های تلفنی، رفتن به جلسات، شبکه های اجتماعی. برای اینکه این کارها زمان و توجه شما رو از کارهای اصلی دور نکنند، باید هر روز لیستی از وظایف مهم خودتان داشته باشید و زمان مشخصی را برای انجامشان در نظر بگیرید.
هر هفته، وقتی برنامه ریزی روزانه خود را می چینید، به اهدافتان فکر کنید. چه کارهایی شما را جلو می برد؟ بعد، برای هر روز یک کار اصلی را انتخاب کنید. اینطوری، می دانید که برای پیشرفت چه کارهای مهمی باید انجام دهید و زمان کمتری را صرف کارهای بی اهمیت می کنید.
این به من کمک می کند تا مهمترین کارهایم را در زمان هایی که بیشتری تمرکز و بهره وری را دارم برنامه ریزی روزانه کنم. و برای کارهای بی اهمیت انرژی ام را هدر ندهم.
تحقیقات زیادی وجود دارد که نشان می دهد توانایی ما برای عملکرد شناختی بسته به زمان روز تغییر می کند. برای اکثر مردم، از جمله من، زمان اوج بهره‌وری بین ساعت 9 تا 11 صبح است، به همین دلیل من همیشه این زمان را برای گروه تحقیقاتی حیدری اختصاص می‌دهم تا کارهای پرمشغله کمتری مانند چک کردن شبکه های اجتماعی و پیام رسان ها.
بعضی از افراد در طول روز بهره وری بالاتری دارند. اگر شما هم جزو این افراد هستید، می توانید برعکس عمل کنید. یعنی، کار اصلی خود را برای زمانی که حس می کنید کارآمدتر هستید نگه دارید. در هر حال، باید بفهمید که چه زمانی ذهنتان در حالت بهتری است و بر اساس آن برنامه ریزی روزانه خود را تنظیم کنید.
یک اقدامک:
با استفاده از جدول اولویت بندی کارهای خود را مرتب کنید. چهار دسته برای کارهای خود ایجاد کنید: کارهایی که هم فوری هستند و هم مهم، کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند، کارهایی که فوری هستند اما مهم نیستند، و کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم. نکته مهم این است که به ترتیب از دسته اول شروع کنید.
4- برای چیزهایی که معمولاً ذهن شما را مشغول می کنند، زمان مشخصی در نظر بگیرید
شاید شما هم مثل من باشید که در طول روز چند بار به اینستاگرام و شبکه های اجتماعی دیگر سر می زنید (و گاهی برای مدت طولانی متوجه می شود). نگاه کردن به شبکه های اجتماعی بد نیست و ما هم باید به پیام های کاری خود جواب بدیم. اما این چیزها هم می توانند باعث شوند که از کارهای مهم دست بکشید و حواستان را پرت کنند.
بهتر است که خودتان را در برابر حواس پرتی های مختلف محافظت کنید، تا اینکه بدون هدف در آنها گرفتار شوید. برای اینکه این کار را انجام دهید، می توانید زمان های مشخصی را برای چک کردن پیامها یا شبکه های اجتماعی خود در نظر بگیرید. مثلاً، می توانید در برنامه ریزی روزانه خود دو یا سه بازه زمانی را برای پاسخ دادن به این چیزها در نظر بگیرید. نکته مهم این است که به این چیزها همانطور که به سایر وظایف نگاه می کنید – مانند قسمتی از برنامه روزانه – و اجازه ندهید که آنها زمان و توجه شما را به خودشان اختصاص دهند.
دو اقدامک:
بهتر است که قهوه خوردن را کم کنید: به جای نوشیدن قهوه و صحبت با همکارانتان در طول روز، سعی کنید وقت استراحت خود را به 2 زمان صبح و بعد از ظهر محدود کنید.
زمان مشخصی برای چک کردن پیام ها و شبکه های اجتماعی در نظر بگیرید: صبح یا عصر پیام های خود را بررسی کنید. در طول روز به برنامه های خود سر نزنید.
5- استراحت کافی داشته باشید
هر روز یک ساعت وقت برای ناهار و چند بار استراحت 10 تا 15 دقیقه ای برای مدیتیشن یا پیاده روی در نظر می گیرم. شاید فکر کنید که زمانی که کار نمی کنید، زمان تلف شده است، اما بدانید که هیچ کس نمی تواند بدون وقفه و با سرعت بالا کار کند. اگر به خودتان فشار بیاورید، به اندازه ای که می خواهید بازدهی نخواهید داشت.
گاهی وقتا استراحت کردن می تونه بهره وری شما رو بالا ببره. این طوری، مغز شما می تونه خلاقانه و استراتژیک فکر کنه. گاهی اوقات، مغز نیاز داره که چشم اندازش رو عوض کنه (و از فکر کردن مداوم دور بشه) تا ایده های جدید بده.
بعلاوه، استراحت کردن در طول روز به شما چیزی رو می ده که منتظرش باشید – پایان کار. وقتی می دونید که در آخر یک دوره کاری می تونید استراحت کنید، احتمالاً انگیزه و تمرکز بیشتری برای انجام کارهایتان خواهید داشت.
یک اقدامک:
قبل از ناهار و قبل از خروج از محل کار، زمان های کوتاهی را برای استراحت در نظر بگیرید. برای تفریح، پیاده روی کنید، به دستشویی بروید، چیزی بخورید، با همکاران گپ بزنید، خبر خانواده را بگیرید یا کتاب بخوانید.
6- سعی کنید همزمان چند کار نکنید
نکته اینجاست: همزمان چند کار انجام دادن بهروری ندارد. حقیقات علمی ثابت کرده‌اند که وقتی شما سعی می‌کنید همزمان دو کار مختلف را انجام دهید، کارایی و دقت شما کاهش می‌یابد. نه تنها برای اتمام هر دو کار زمان بیشتری نیاز دارید، بلکه احتمال اشتباه کردن شما هم بالاتر می‌رود.
برای برنامه‌ریزی روزانه خود، بهتر است که تمرکز خود را بر روی یک کار در هر لحظه قرار دهید – و اجازه ندهید کار دیگری ذهن شما را مشغول کند. این کار به شما کمک می‌کند تا با سرعت و دقت بالاتری کارهای خود را انجام دهید و از پراکندگی ذهنی جلوگیری کنید.
ما وقتی بین کارهای مختلف جابه‌جایی می‌کنیم، مشکل داریم چون مغز ما نمی‌تواند به سرعت به شرایط جدید سازگار شود. این پدیده را «هزینه تعویض» می‌گویند: زمانی که مهارت‌های متفاوتی را به کار می‌گیریم، عملکرد و سرعت ما کم می‌شود و زمان از دست می‌دهیم.
برای برنامه‌ریزی روزانه، بهتر است که کارهای مشابه را در یک زمان انجام دهید. برای مثال، تمام جلسات خود را در یک قسمت از روز قرار دهید یا یک دوره زمانی را برای پاسخ به پیامها در نظر بگیرید. این کار باعث می‌شود که به صورت گروهی کار کنید و در نتیجه کارآمدتر و سریع‌تر باشید و زمان کمتری را هدر دهید.
با برنامه‌ریزی بهتر، زمان زیادی را میتوانید صرفه‌جویی کنید. یک تحقیق علمی در مورد هزینه واقعی چند کار همزمان نشان داده است که شما میتوانید 40 درصد بهره‌وری خود را افزایش دهید که در طول روز می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.
یک اقدامک:
روی یک پروژه یا کار تمرکز کنید. به خود یک محدودیت زمانی بدهید.
7- از یک الگوی برنامه ریزی روزانه استفاده کنید
با استفاده از یک الگوی برنامه‌ریزی روزانه، زندگی خود را راحت‌تر و بهتر کنید. این الگوهای رایگان و قابل دانلود را برای برنامه‌ریزی روز و مدیریت زمان خود امتحان کنید:
- الگوی فهرست کارهای روزانه – این یک الگوی فهرست کارهای ساده و کاربردی است. با استفاده از این برنامه‌ریز روزانه، میتوانید کارهای روزانه خود را برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید.
- الگوی هفتگی اهداف – این الگوی برنامه‌ریزی هفتگی به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را به صورت موثر و قابل اندازه‌گیری تعیین کنید. در ابتدای هفته، یعنی روز شنبه، بنشینید و برای خود نتایج قابل دستیابی تعریف کنید که می‌خواهید تا پایان هفته به آنها برسید.
- الگوی تخلیه فکرها مزاحم– این الگوی یادداشت‌برداری به شما کمک می‌کند تا از حواس‌پرتی جلوگیری کنید. وقتی در حال کار هستید، اگر چیزی به ذهنتان رسید، آن را در این برگه بنویسید. این کار باعث می‌شود که آن را از ذهن خود پاک کنید و بتوانید به کار فعلی خود تمرکز کنید.
یک اقدامک:
برنامه ریزی روزانه را به یک عادت تبدیل کنید: برای افزایش تمرکز، میتوانید برنامه‌ریزی خود را بر اساس زمان، کار یا تخلیه فکر انجام دهید. این کار ممکن است کمی وقت‌گیر باشد، اما اگر نتیجه داشته باشد، میتوانید از ترکیب این الگوها استفاده کنید و ببینید کدام یک برای شما مناسب‌تر است.
چگونه به برنامه ریزی روزانه خود پایبند باشید
برای پایبندی به برنامه ریزی روزانه، تنها داشتن یک برنامه ریزی روزانه کافی نیست. شما باید با حواس‌پرتی‌های زیادی که در این عصر وجود دارند، مقابله کنید. برای این کار، میتوانید از این نکات استفاده کنید:
1- حواس پرتی ها را کاهش دهید
از آنجایی که دورکاری جایگزین کارهای حضوری می شود، تفاوت بین زندگی و کار کم شده است. برای حفظ تعادل، میتوانید یک مکان مشخص را برای کار انتخاب کنید. آن مکان را با وسایل لازم مجهز کنید و فقط برای کار از آن استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از حواس‌پرتی‌های ناشی از خانواده و زندگی جلوگیری کنید و بر روی کار خود تمرکز داشته باشید.
2- واقع بینی در مورد برنامه ها و کارهای قابل انجام یک روز
اگر بیش از حد به خودتان فشار بیاورید و وظایف زیادی را برای یک روز در نظر بگیرید، برنامه ریزی روزانه شما محکوم به شکست است.
3- اضافه کردن “استراحت های کوتاه” بین کارها
جای اینکه برنامه ریزی روزانه شما کارها را پشت سر هم ردیف کند، یک استراحت کوتاه 15 یا 20 دقیقه ای بعد هر کار اضافه کنید. به این ترتیب اگر کاری بیشتر از زمانی که برایش در نظر گرفته اید طول بکشد، برنامه ریزی روزانه کلی شما بهم نخواهد خورد.
4- بالا بردن انگیزه
اگر می خواهید انگیزه خود را در طول روز حفظ کنید میتوانید 2 عامل که باعث بی انگیزه شدن شما می شود را بشناسید و راهکارهایش را مطالعه نمایید.
برای مطالعه بیشتر می توانید مقاله چرا کارها را به تعویق می اندازیم؟ چگونه می توانیم آنها را انجام دهیم؟! مطالعه نمایید.
بهترین برنامه های مدیریت زمان و لیست کارهای روزانه برای شما
برای بهبود برنامه ریزی روزانه و بهره‌وری خود، از برنامه‌های تقویم و To Do لیست میتوانید استفاده کنید. این برنامه‌ها به شما کمک می‌کنند تا زمان خود را مدیریت کرده و از آن به نحو احسن استفاده کنید. ایجاد لیست کارهای روزانه با این برنامه‌ها ساده و راحت است.
1- Microsoft To Do (پیشنهادی)
مایکروسافت تو دو یک برنامه ی کاربردی و هوشمند است که به شما کمک می کند تا لیست کارهای خود را به راحتی ایجاد و مدیریت کنید. با این برنامه، شما می توانید:
برای هر روز یا هفته یک برنامه ی هوشمند داشته باشید که اولویت های خود را تعیین کنید.
لیست کارها را می توانید در پلتفرم های مختلف (آیفون، اندروید، ویندوز و وب) داشته باشید.
کارهای خود را به قدم های ساده تقسیم کنید، تاریخ پایان و یادآور برای لیست روزانه خود تنظیم کنید.
برای دانلود مایکروسافت تو دو، از بازار می توانید کلیک کنید.
2- تقویم گوگل
این برنامه به شما اجازه می دهد تا کارهای خود را به روشی آسان و کارآمد به صورت برنامه ریزی روزانه مشخص کنید. این برنامه کاملا رایگان است. شما می توانید:
رویدادهای جدید را به تقویم خود اضافه کنید و یادآوری‌های مختلف را برای آنها تعریف کنید.
زمان خود را رصد کرده و گزارش های مفیدی درباره عملکرد خود ببینید.
برای دانلود برنامه تقویم گوگل از بازار می توانید کلیک کنید.
نتیجه گیری
همانطور که میسون کری در کتاب آداب روزانه: روز بزرگان چگونه شب مى‌شود.
یک روال همیشگی داشتن باعث یک مسیر ثابت برای انرژی های ذهنی فرد مشخص می کند و کمک می کند تا از اختلال روانی جلوگیری شود.
برای موفقیت، لازم است که برنامه ریزی روزانه خود را قبل از شروع آن طراحی کنید. این کار به شما امکان می دهد تا از پراکندگی ذهن جلوگیری کرده و به کارهای مهم خود توجه کنید. برنامه خود را یک سرمایه برای آینده خود بدانید. شاید در ابتدا سخت باشد، اما به مرور زمان، می توانید نتایج مثبت خود را ببینید.
